Consegna e riconsegna nel noleggio bici: il flusso

Perché la consegna decide il vostro sabato

Il tempo che un noleggio passa al banco è costoso. È presidiato da personale, è visibile al cliente successivo in coda ed è dove il negozio è più esposto agli errori: bici sbagliata, contratto mancante, danno non documentato. Un flusso di consegna e riconsegna rapido e ripetibile è il modo più economico per aggiungere capacità a un negozio pieno.

Questo articolo divide il flusso in ciò che preparate prima dell’arrivo dei clienti, la consegna, la riconsegna e come trattare i casi difficili: gruppi, rientri in ritardo e contestazioni.

Prima che arrivino i clienti

Tutto ciò che si può fare in anticipo va fatto. Per i clienti con prenotazione:

• Contratto firmato dall’e-mail di conferma, anche per ogni membro di un gruppo. Vedete contratto digitale e liberatoria nel noleggio bici.
• Pagamento incassato o modalità di cauzione concordata in anticipo.
• Bici assegnata tra le bici pronte della categoria e taglia giuste.
• Bici controllata: freni, gomme, cambi e, per un’e-bike, livello di batteria e caricabatterie.
• Accessori preparati: casco, lucchetto, luci, seggiolino.

Un negozio che lo fa bene comincia la mattina con le prime partenze già pronte. Uno che non lo fa la comincia con una coda.

La sequenza di consegna

1. Trovare la prenotazione per nome o codice, o crearne una per un cliente di passaggio nello stesso sistema.
2. Confermare l’identità e che la persona del contratto è quella che avete davanti.
3. Confermare il contratto: la versione vigente è registrata; altrimenti farla firmare ora.
4. Prendere la cauzione o fare la pre-autorizzazione. Vedete cauzione e pre-autorizzazione nel noleggio bici.
5. Confermare la bici. Se è stata assegnata in anticipo, verificate taglia e stato di preparazione; altrimenti assegnatela ora e scansionatela.
6. Regolare la bici sulla persona: altezza della sella, distanza del manubrio e, per un’e-bike, spiegare livelli di assistenza e autonomia.
7. Annotare lo stato: fate il giro della bici con la persona, scattate foto e annotate i segni preesistenti.
8. Consegnare lucchetto o chiave e confermare orario e luogo di riconsegna.
9. Dare brevi istruzioni di sicurezza e i vostri contatti.

Nove passaggi sembrano tanti. In un unico flusso su smartphone richiedono pochi minuti, e la maggior parte dei passaggi è una conferma, non un compito. Sparsi tra un computer, un quaderno e un POS, richiedono molto di più.

La sequenza di riconsegna

1. Ricevere la bici e annotare l’ora.
2. Confrontare con le foto della consegna e annotare eventuali nuovi danni.
3. Verificare gli accessori: lucchetto, chiave, casco, caricabatterie.
4. Chiudere la cauzione: rilasciarla se la riconsegna è pulita o trattenere l’importo concordato per un danno provato.
5. Instradare la bici: di nuovo in vendita, o in manutenzione se non supera un controllo.
6. Chiudere il noleggio perché utilizzo e ricavi siano registrati.

Il passaggio dell’instradamento è quello che la maggior parte dei negozi salta. Una bici che non supera un controllo e non viene segnata come non disponibile è una doppia prenotazione in attesa. Vedete come evitare le doppie prenotazioni nel noleggio bici.

Ruoli a un banco pieno

Nei giorni tranquilli una sola persona fa tutte e quattro le cose. Nominare i ruoli significa che nei picchi potete aggiungere persone senza inventare un processo sul momento.

Gruppi

Un gruppo di otto è un problema diverso da otto persone singole. Individuate un referente, fate firmare i contratti in anticipo, assegnate le otto bici in un solo passaggio e consegnatele come gruppo: un briefing, un pagamento, un giro di foto. Confermate le taglie in anticipo, perché i cambi di taglia sono ciò che rallenta i gruppi.

Rientri in ritardo e mancati arrivi

• Rientri in ritardo: controllate la prenotazione successiva su quella bici. Se è coinvolta, assegnate ora un’altra bici, prima che arrivi il cliente.
• Rientri anticipati: decidete la vostra politica in anticipo; non improvvisate rimborsi al banco.
• Mancati arrivi: rimettete la bici in disponibilità dopo una tolleranza definita e applicate la vostra regola di annullamento.

Misuratelo

Cronometrate per una settimana la durata di una consegna, dall’arrivo all’uscita. Annotate le lente e cosa le ha causate. La maggior parte dei ritardi ha le stesse poche cause: burocrazia non fatta in anticipo, bici non pronte o un passaggio fatto nello strumento sbagliato. Sistemate la maggiore e cronometrate di nuovo.

Per il quadro complessivo di un banco, vedete operatività di un noleggio di bici. Per vedere come bikerental gestisce l’intera sequenza su smartphone, leggete la pagina gestione della flotta o prenotate una demo.