Ein Fahrrad ist kein Lagerartikel
Die meisten Bestandsprogramme zählen Dinge. Zwölf Zelte, vierzig Stühle, sechs Beamer. Das Modell funktioniert, wenn die Artikel austauschbar sind und ihr Zustand zwischen den Mieten keine Rolle spielt. Ein Fahrrad bricht jede dieser Annahmen. Die Rahmengröße entscheidet, ob es an eine bestimmte Person verkauft werden kann. Ein Akku entscheidet, ob ein E-Bike fahrbereit ist. Eine Bremsenreparatur entscheidet, ob es sicher ist. Und zwei Räder derselben Kategorie sind nie ganz dasselbe Rad.
Gute Bestandsverwaltung für den Fahrradverleih muss deshalb zwei Sichten auf die Flotte gleichzeitig halten: was Gäste buchen und was das Team übergibt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie beides aufbauen und im Gleichklang halten.
Ebene 1: Kategorien und Größen
Eine Kategorie ist das, was ein Gast bucht: „E-Trekkingrad“, „Stadtrad“, „Kinderrad 20 Zoll“. Innerhalb einer Kategorie ist die Größe meist eine eigene Dimension, weil „L“ und „S“ für dieselbe Person keine Alternativen sind.
Gestalten Sie Kategorien danach, wie Menschen wählen, nicht danach, wie Sie einkaufen. Eine Kategorie sollte sein:
- Für Gäste verständlich: Sie wissen, was sie bekommen.
- Gleichartig genug, dass jedes Rad darin ein akzeptabler Ersatz ist.
- Als eine Sache bepreist: eine Kategorie ist meist eine Zeile der Preisliste.
- Groß genug: genug Räder, damit Verfügbarkeit eine echte Zahl ist und kein Münzwurf.
Vermeiden Sie zu feine Kategorien. Fünfzehn fast gleiche Kategorien machen die Buchungsseite langsam und die Verfügbarkeitszahlen klein und sprunghaft. Sechs bis zehn sind für einen Betrieb mit gemischter Flotte typisch.
Ebene 2: das einzelne Rad
Unter jeder Kategorie liegen die echten Räder. Jedes braucht einen eigenen Datensatz:
| Feld | Warum es zählt |
|---|---|
| Rahmen- oder Seriennummer | Identifiziert das Wirtschaftsgut; wichtig bei Diebstahl, Versicherung und Gewährleistung |
| Interne Inventarnummer | Ein kurzer Code, den das Team vorlesen und scannen kann |
| Kategorie und Größe | Bestimmt, als was es verkauft werden kann |
| Komponenten | Erklärt Unterschiede innerhalb einer Kategorie; leitet Ersatzteilbestellungen |
| Akkuinformationen (E-Bikes) | Entscheidet über Einsatzbereitschaft und Reichweite |
| Standort | Ein Rad ist nur dort verkäuflich, wo es steht |
| Status | Verfügbar, reserviert, vermietet, in Wartung, beschädigt |
| Servicehistorie | Zeigt Muster und steuert Ersatzentscheidungen |
| Kaufdatum und Anschaffungskosten | Grundlage für Abschreibung und Rendite der Auslastung |
Sie brauchen am ersten Tag nicht jedes Feld. Beginnen Sie mit Identität, Kategorie, Größe, Standort und Status und ergänzen Sie den Rest, wenn er gebraucht wird.
Erst Kategorie, dann Rahmennummer
Die Brücke zwischen beiden Ebenen ist die Zuweisung. Gäste reservieren Kategorie und Größe; das Team wählt das konkrete Rad, entweder vorab für ein zugesagtes Rad oder am Tresen, wenn die Person ankommt. So bleibt die Buchungsseite einfach, ohne beim Bestand zu lügen, denn die Kategoriezahl ist die Zahl der einsatzbereiten Räder, und die Rahmennummer wird daraus gewählt. Das ist die Idee im Kern von Betrieb im Fahrradverleih.
Zubehör: was erfassen
Helme, Schlösser, Lichter, Packtaschen und Kindersitze gehören zur Miete, brauchen aber selten eigene Datensätze. Eine praktische Regel:
- Nach Menge erfassen bei günstigen, austauschbaren Artikeln: Helme, Lichter.
- Einzeln erfassen bei allem Wertvollen oder mit Schlüssel oder Code: Schlösser, GPS-Tracker, Kindersitze mit Befestigung.
- An die Buchung hängen, damit die Abholliste der Gäste vollständig ist.
Es geht nicht darum, ein perfektes Inventar der Lichter zu bauen. Es geht darum, dass das letzte Schloss nicht an einem Rad hinausgeht, das nicht in denselben Laden zurückkehrt.
Der Status ist das wichtigste Feld
Verfügbarkeit ist nur so gut wie der Status. Der Status eines Rads sollte sich durch definierte Ereignisse ändern – eine Miete beginnt, eine Miete endet, eine Prüfung schlägt fehl, eine Reparatur ist fertig – und jede Änderung sollte aktualisieren, was verkauft werden kann. Wird der Status nebenbei bearbeitet oder hinkt er der Wirklichkeit hinterher, ist jede nachgelagerte Zahl falsch.
Zwei Regeln halten ihn ehrlich:
- Ein Rad in Wartung oder beschädigt ist nicht verkäuflich, bis jemand es als bereit markiert.
- Ein Rad kann nicht zugleich „vermietet“ und „in Wartung“ sein; das System sollte eine Entscheidung erzwingen.
Siehe Wartung und den Wartungsplan.
Eine vorhandene Flotte importieren
Wenn Ihre Flotte in einer Tabelle lebt, bereinigen Sie sie vor dem Import:
- Eine Zeile pro Rad; keine verbundenen Zellen.
- Eindeutige Serien- oder Inventarnummer für jedes Rad.
- Einheitliche Größenangaben: entscheiden Sie sich für S/M/L oder Zahlen und bleiben Sie dabei.
- Einheitliche Kategorien.
- Eine Spalte für Status und eine für Standort.
Die meisten Systeme, auch bikerental, importieren Räder und Kunden in jedem Plan per CSV. Je sauberer die Datei, desto kürzer die Umstellung.
Auswertungen aus guten Bestandsdaten
- Auslastung je Rad, Kategorie und Größe.
- Ausverkaufte Größen, die zeigen, was Sie kaufen sollten.
- Räder, die überproportional viel Zeit in der Wartung verbringen.
- Umsatz je Rad im Verhältnis zu seinen Kosten.
Wie Sie sie nutzen, steht in Auslastung im Fahrradverleih: Kennzahlen. Wie bikerental das abbildet, lesen Sie auf der Seite zum Flottenmanagement.
Häufige Fragen
Warum kann ich Räder nicht einfach als Lagerbestand zählen?
Weil sich Räder in Größe, Zustand, Akkustand und Servicehistorie unterscheiden. Eine einfache Zahl kann nicht sagen, welches konkrete Rad einsatzbereit ist oder welches an einem bestimmten Tag draußen war.
Wie viele Kategorien sollte ein Fahrradverleih haben?
So viele, wie sich in Ihrer Kundenwahl und Preisliste abbilden, aber nicht so viele, dass Verfügbarkeitszahlen winzig werden. Sechs bis zehn sind für eine gemischte Flotte typisch.
Welche Felder braucht ein Raddatensatz?
Mindestens eine eindeutige Nummer, Kategorie, Größe, Standort und Status. Ergänzen Sie Komponenten, Akkuinformationen und Servicehistorie nach Bedarf.