Un vélo n’est pas une ligne de stock
La plupart des outils de stock comptent des choses. Douze tentes, quarante chaises, six vidéoprojecteurs. Ce modèle fonctionne quand les articles sont interchangeables et que leur état entre deux locations n’importe pas. Un vélo brise chacune de ces hypothèses. La taille du cadre décide s’il peut être vendu à une personne donnée. Une batterie décide si un VAE est utilisable. Une révision de freins décide s’il est sûr. Et deux vélos d’une même catégorie ne sont jamais tout à fait le même vélo.
Une bonne gestion du stock de location de vélos doit donc tenir deux vues du parc à la fois : ce que les clients achètent et ce que l’équipe remet. Cet article explique comment structurer les deux et les garder synchronisées.
Niveau 1 : catégories et tailles
Une catégorie est ce qu’un client réserve : « VAE trekking », « Vélo de ville », « Vélo enfant 20 pouces ». Dans une catégorie, la taille est en général une dimension à part, car « L » et « S » ne sont pas substituables pour la même personne.
Concevez les catégories selon la façon dont les gens choisissent, pas selon la façon dont vous achetez. Une catégorie doit être :
- Parlante pour le client : il comprend ce qu’il obtient.
- Assez homogène pour que n’importe quel vélo de la catégorie soit un substitut acceptable.
- Tarifée comme un tout : une catégorie correspond en général à une ligne de la grille.
- Assez fournie : suffisamment de vélos pour que la disponibilité soit un vrai chiffre et non un pile ou face.
Évitez les catégories trop fines. Quinze catégories quasi identiques rendent la page de réservation lente et les chiffres de disponibilité petits et instables. De six à dix, c’est typique pour une boutique au parc mixte.
Niveau 2 : le vélo individuel
Sous chaque catégorie se trouvent les vrais vélos. Chacun a besoin de sa propre fiche :
| Champ | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Numéro de cadre ou de série | Identifie le bien ; essentiel en cas de vol, d’assurance et de garantie |
| Identifiant interne | Un code court que l’équipe peut annoncer et scanner |
| Catégorie et taille | Détermine ce pour quoi il peut être vendu |
| Composants | Explique les différences au sein d’une catégorie ; guide les commandes de pièces |
| Informations de batterie (VAE) | Décide de la disponibilité réelle et de l’autonomie |
| Site | Un vélo n’est vendable que là où il se trouve |
| Statut | Disponible, réservé, en location, en maintenance, endommagé |
| Historique d’entretien | Révèle les tendances et guide le remplacement |
| Date et coût d’achat | Base de l’amortissement et du rendement de l’utilisation |
Vous n’avez pas besoin de chaque champ dès le premier jour. Commencez par identité, catégorie, taille, site et statut, puis ajoutez le reste quand vous en avez besoin.
La catégorie d’abord, le numéro de série ensuite
Le lien entre les deux niveaux, c’est l’affectation. Les clients réservent une catégorie et une taille ; l’équipe choisit le vélo précis, soit à l’avance pour un vélo promis, soit au comptoir quand la personne arrive. Cela garde la page de réservation simple sans mentir sur le stock, car le compte de la catégorie est le nombre de vélos prêts et le numéro de série est choisi parmi eux. C’est l’idée au cœur de l’exploitation d’une boutique de location.
Accessoires : que suivre
Casques, antivols, lumières, sacoches et sièges enfant font partie de la location mais ont rarement besoin de fiches individuelles. Une règle pratique :
- Suivre par quantité pour les articles bon marché et interchangeables : casques, lumières.
- Suivre individuellement tout ce qui a de la valeur ou porte une clé ou un code : antivols, traceurs GPS, sièges enfant avec fixation.
- Rattacher à la réservation, pour que la liste de retrait du client soit complète.
L’enjeu n’est pas de bâtir un inventaire parfait des lumières. C’est d’éviter que le dernier antivol parte avec un vélo qui ne reviendra pas dans la même boutique.
Le statut est le champ le plus important
La disponibilité ne vaut que ce que vaut le statut. Le statut d’un vélo doit évoluer par des événements définis — une location commence, une location se termine, un contrôle échoue, une réparation est faite — et chaque changement doit mettre à jour ce qui peut être vendu. Si le statut est modifié à la légère ou traîne derrière la réalité, tous les chiffres en aval sont faux.
Deux règles le gardent honnête :
- Un vélo en maintenance ou endommagé est indisponible à la vente tant que quelqu’un ne l’a pas marqué prêt.
- Un vélo ne peut pas être à la fois « en location » et « en maintenance » ; le système doit forcer une décision.
Voir la maintenance et le planning de maintenance.
Importer un parc existant
Si votre parc vit dans un tableur, nettoyez-le avant l’import :
- Une ligne par vélo ; pas de cellules fusionnées.
- Un numéro de série ou un identifiant unique pour chaque vélo.
- Des tailles cohérentes : choisissez S/M/L ou des valeurs numériques et tenez-vous-y.
- Des catégories cohérentes.
- Une colonne de statut et une de site.
La plupart des systèmes, bikerental compris, importent vélos et clients en CSV sur toutes les offres. Plus le fichier est propre, plus la migration est courte.
Les rapports que donnent de bonnes données de stock
- Utilisation par vélo, catégorie et taille.
- Tailles épuisées, qui montrent quoi acheter.
- Vélos qui passent un temps disproportionné en maintenance.
- Chiffre d’affaires par vélo rapporté à son coût.
Voir taux d’utilisation d’un parc de location de vélos pour savoir les exploiter. Pour la façon dont bikerental modélise tout cela, lisez la page gestion de flotte.
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas simplement compter les vélos comme du stock ?
Parce que les vélos diffèrent par la taille, l’état, le niveau de batterie et l’historique d’entretien ; un simple compteur ne dit pas quel vélo précis est prêt, ni lequel est sorti un jour donné.
Combien de catégories une boutique de location doit-elle avoir ?
Assez pour refléter le choix des clients et votre grille tarifaire, mais pas au point que les chiffres de disponibilité deviennent minuscules. De six à dix est typique pour un parc mixte.
Quels champs faut-il sur une fiche de vélo ?
Au minimum un identifiant ou numéro de série unique, catégorie, taille, site et statut. Ajoutez composants, informations de batterie et historique d’entretien selon vos besoins.