Gestion d’un parc de location de VAE : batteries, entretien et disponibilité

Ce que les VAE ajoutent à un parc de location

Un VAE, c’est un vélo plus une batterie, un moteur, un chargeur, un écran et souvent un logiciel. Il coûte plus cher, est conduit par des gens qui n’en ont peut-être jamais utilisé, et apporte des modes de panne qu’un vélo de location classique n’a pas : une batterie vide, un chargeur oublié, une erreur moteur. Il apporte aussi du risque : un VAE de location est un bien de valeur entre les mains d’un inconnu.

Gérer un parc de VAE, c’est le travail d’un parc de vélos classique plus cinq autres : batteries, recharge, remise, cautions et bases réglementaires. Cet article les passe en revue à tour de rôle.

Batteries : les suivre comme des biens

La batterie est le composant d’usure le plus cher, et celui qui décide le plus souvent si un vélo est utilisable aujourd’hui. Suivez, par batterie ou par vélo :

• l’identité, pour savoir quelle batterie est sur quel vélo ;
• l’âge et les cycles de charge, autant que le système peut les indiquer ;
• les notes d’état issues des diagnostics que vous faites ;
• les pannes et les échanges ;
• le niveau de charge à la remise et au retour.

Si les batteries peuvent être échangées entre vélos, décidez si vous les suivez séparément du cadre. Une boutique qui a des batteries de rechange verra vite que cela rapporte. bikerental enregistre les informations de batterie sur le vélo, et son modèle de données prévoit odomètre, batterie et identité de dispositif si vous ajoutez plus tard antivols ou GPS.

Recharge : routine et sécurité

La recharge est le point où un parc de VAE devient un sujet d’exploitation. Il faut charger les batteries, en nombre, la nuit et en sécurité.

• Utilisez le chargeur du constructeur pour chaque batterie.
• Chargez dans une zone dédiée et ventilée, à l’écart de matériaux combustibles, et suivez les consignes du constructeur et de votre assureur.
• Ne chargez pas de batterie endommagée ou gonflée ; retirez-la du service.
• Échelonnez les charges pour ne pas tout tirer en même temps.
• Notez le niveau de charge en début et en fin de journée.

Les assureurs interrogent de plus en plus les conditions de charge des batteries lithium ; cela vaut donc la peine d’écrire votre procédure.

Disponibilité : prêt veut dire chargé

Pour les VAE, « disponible » doit signifier utilisable maintenant. Les chiffres de catégorie trompent si la moitié du parc est en charge. Deux idées pratiques :

1. Un seuil de charge pour la remise, par exemple seuls les vélos au-dessus d’un certain niveau sortent.
2. Affecter depuis le stock prêt, pour que le système ne propose à l’affectation que des vélos réellement prêts.

C’est une autre application du modèle « la catégorie d’abord, le numéro de série ensuite » de la gestion du stock en location de vélo : le client réserve une catégorie, et l’équipe choisit parmi les vélos prêts.

Remise : expliquer le vélo

La remise d’un VAE prend un peu plus de temps que celle d’un vélo classique, car la personne doit comprendre les niveaux d’assistance, l’autonomie et la conduite en sécurité avec plus de puissance que prévu. Donnez à chaque personne les mêmes consignes courtes :

• Comment allumer, choisir l’assistance et lire l’écran.
• L’autonomie réaliste selon les conditions, et ce qui se passe quand la batterie est vide.
• Freinage : il s’arrête plus lentement à cause du poids supplémentaire.
• Quoi faire en cas d’urgence et qui appeler.
• Heure et lieu de retour.

Faites contrat et paiement en amont pour que le temps au comptoir serve aux consignes. Voir remise et retour d’un vélo de location et décharge de responsabilité et contrat de location numériques.

Cautions pour les vélos de valeur

La caution d’un VAE est à la fois une dissuasion et une couverture des dommages. L’empreinte de carte est la méthode habituelle. Fixez le montant par catégorie, expliquez-le à la réservation et prenez des photos d’état pour qu’une retenue soit défendable. Voir caution et empreinte de carte en location de vélo.

Réglementation : vérifiez les règles locales

En France, un vélo à assistance électrique dont le moteur ne dépasse pas 250 W, dont l’assistance ne fonctionne qu’en pédalant et se coupe à 25 km/h reste un vélo : ni immatriculation, ni permis. Un speed bike, dont l’assistance va jusqu’à 45 km/h, est assimilé à un cyclomoteur : il demande immatriculation, assurance, permis AM et casque homologué. Si vous louez des speed bikes, vérifiez donc permis, plaque et assurance avant de les remettre. Ailleurs, les règles sur l’âge minimum, le casque et les voies autorisées diffèrent ; vérifiez ce qui s’applique chez vous avant d’ajouter un modèle au parc, et reprenez le nécessaire dans vos conditions.

Entretien et réforme

Les VAE ajoutent des contrôles au planning de maintenance : connecteurs, fixations du moteur, état de la batterie et firmware. Tenez des registres par vélo et fixez un âge de réforme ou un nombre de cycles selon votre expérience. Le planning de maintenance couvre la routine générale.

Utilisation et rentabilité

Les VAE rapportent plus par jour mais coûtent plus par vélo ; le taux d’utilisation compte donc davantage. Suivez le chiffre d’affaires par vélo, les jours perdus en maintenance et le coût de remplacement des batteries, et comparez avec le prix d’achat. Voir taux d’utilisation d’un parc de location de vélos. Pour voir comment bikerental accompagne les loueurs de VAE, lisez logiciel de location de VAE ou réservez une démo.