Boekingssysteem voor fietsverhuur: de checklist

Zo gebruikt u deze checklist

Een boekingssysteem voor fietsverhuur doet meer dan een reservering aannemen. Het bepaalt wat verhuurd kan worden, verzamelt wat u nodig hebt om een fiets mee te geven en laat u een vastlegging na als de fiets terugkomt. Deze checklist groepeert de vragen naar het moment waarop ze pijn doen: bij het boeken, bij aankomst, bij terugname en bij de maandafsluiting.

U kunt hem op drie manieren gebruiken: om producten voor te selecteren, als script voor een demo en om het systeem dat u al hebt te toetsen. Markeer elke regel als ja, gedeeltelijk of nee en noteer de regels die u op uw drukste dag pijn zouden doen.

1. Beschikbaarheid en boeken

• Wordt beschikbaarheid aan serverzijde in één stap bepaald, zodat twee klanten niet allebei de laatste fiets kunnen krijgen?
• Beïnvloeden wisseltijden tussen verhuren wat verhuurd kan worden?
• Verdwijnt een fiets in onderhoud meteen uit de beschikbaarheid online en aan de balie?
• Maakt de locatie deel uit van de beschikbaarheid, als u er meer dan één hebt?
• Kunnen klanten op categorie en maat boeken zonder een framenummer te kiezen?
• Kan het team vóór of bij de overdracht een specifieke fiets toewijzen?
• Worden uur-, halve dag-, dag- en meerdaagse tarieven ondersteund, met minimale huurduur?
• Kan ik andere regels instellen voor piekdata en -seizoenen?
• Kunnen accessoires als helm, slot en kinderzitje met de fiets worden geboekt?
• Werkt de boekingsflow goed op de telefoon?

2. Kanalen: online, telefonisch en aan de balie

• Gebruiken loopklanten en telefonische boekingen dezelfde beschikbaarheidsmotor als de website?
• Kan ik het boeken in mijn eigen website inbedden, en niet alleen een gehoste pagina gebruiken?
• Kan het team in het beheer boekingen aanmaken, wijzigen en annuleren, en volgt de beschikbaarheid?
• Zijn bevestigings- en herinneringsmails aan te passen?
• Kunnen klanten het contract tekenen en betalen vóór aankomst?

Controleren dat alle kanalen één motor delen is de nuttigste enkele test van deze lijst. Het voorkomt dat winkel en website uit de pas lopen. Zie dubbele boekingen in de fietsverhuur voorkomen.

3. Contract, borg en betaling

• Zijn vrijwaring en huurcontract voorzien van versies, zodat ik kan aantonen welke tekst elke persoon heeft geaccepteerd?
• Kan één persoon de vrijwaringen van een groep verzamelen?
• Hoe worden minderjarigen en hun ouders of voogden behandeld?
• Kan ik borg vragen of een bedrag op de creditcard reserveren en bij terugname vrijgeven?
• Worden terugbetalingen en gedeeltelijke terugbetalingen in het systeem afgehandeld?
• Welke betaalproviders worden ondersteund (zoals iDEAL en creditcard) en wie houdt het geld vast?
• Staan transactiekosten los van de softwarekosten en zijn ze duidelijk?

De achtergrond bij deze regels vindt u in digitaal huurcontract en vrijwaring en borg en creditcardreservering in de fietsverhuur.

4. Overdracht en terugname

• Is de balieflow één reeks — identiteit, contract, borg, toewijzing, foto’s — in plaats van meerdere tools?
• Werkt hij op telefoon of tablet bij het rek?
• Kan ik een qr-code of streepjescode scannen om de fiets te identificeren?
• Worden staatfoto’s bij de verhuur bewaard?
• Kan ik de staat bij terugname vergelijken met die bij overdracht?
• Is de terugname gekoppeld aan het vrijgeven van de borg?
• Kan ik een teruggebrachte fiets in één stap naar onderhoud sturen?

De volledige reeks staat in overdracht en terugname in de fietsverhuur.

5. Vloot en onderhoud

• Heeft elke fiets een eigen dossier: serienummer, maat, componenten, locatie, status?
• Wordt bij e-bikes accu-informatie vastgelegd?
• Wordt de servicehistorie per fiets bijgehouden?
• Kan ik een fiets als niet beschikbaar markeren wegens schade of inspectie?
• Kan ik mijn vloot met csv importeren?

Deze regels zijn de reden dat een fietsspecifiek model telt. Zie voorraadbeheer in de fietsverhuur.

6. Rapportage

• Kan ik de bezetting per fiets en per categorie zien?
• Kan ik de omzet per periode, locatie en tarief zien?
• Kan ik zien welke fietsen de meeste tijd in onderhoud doorbrengen?
• Kan ik gegevens in een gangbaar formaat exporteren?

De kengetallen die het volgen waard zijn, staan in bezettingsgraad in de fietsverhuur: kpi’s.

7. Kosten, migratie en support

• Wat zijn de totale jaarkosten bij mijn volume, inclusief kosten en modules?
• Is er commissie of een vergoeding per boeking en hoe gedraagt die zich in de piek?
• Kan ik klanten en fietsen importeren en welke hulp is er?
• Wat gebeurt er met toekomstige boekingen als ik overstap?
• Hoe is de support in het hoogseizoen?
• Kan ik alles exporteren als ik vertrek?

Voor de rekenkunde van de prijs, zie prijsmodellen voor fietsverhuursoftware: vast of commissie.

Hoe u scoort

Zet het op de proef

Neem deze lijst mee naar uw volgende demo en vraag de leverancier de regels die u het meest raken te laten zien in plaats van te vertellen. Wilt u zien hoe bikerental ze voor uw vloot beantwoordt, boek dan een demo of lees eerst de pagina over online boeken.