Taxa de ocupação da frota de aluguer de bicicletas: os KPI que contam

A ocupação é mais do que «dias alugados»

Todo o negócio de aluguer sabe mais ou menos quão cheio está. Poucos o sabem com precisão suficiente para decidir. «Em agosto estivemos cheios» não lhe diz que tamanhos comprar, que bicicletas abater nem se uma bicicleta que passou três semanas na oficina ganhou o seu lugar.

Este artigo define os poucos indicadores que transformam os dados da frota em decisões, mostra com um exemplo como calculá-los e explica o que fazer com os resultados. Nenhum exige ferramentas sofisticadas: basta um sistema que registe cada aluguer numa bicicleta individual, com o seu historial de estado.

Os indicadores que contam

Dois valores de ocupação são deliberados. A ocupação de calendário é a que paga as contas. A ocupação ajustada à disponibilidade diz-lhe se o problema é a procura ou a oferta. A diferença entre as duas é a indisponibilidade, muitas vezes o mais barato de melhorar.

Um exemplo com números para uma bicicleta

Uma e-bike está na frota durante uma época de 150 dias. É alugada 66 dias, passa 12 dias na oficina e gera 2.640 € de receita.

Leitura: a bicicleta não é um problema evidente. Em quase metade dos dias em que podia ser vendida, foi vendida. Reduzir a indisponibilidade de 12 para 6 dias acrescentaria, com a mesma ocupação dos dias disponíveis, cerca de três alugueres. É o que convém saber antes de comprar mais uma bicicleta.

Leia a frota, não a média

A média esconde a história. Uma frota com 40 % de ocupação média pode ser uniformemente medíocre ou uma mistura de estrelas e lastro. Discrimine os números:

• Por categoria e tamanho: onde a procura excede a oferta e onde há bicicletas paradas.
• Por bicicleta individual: que bicicletas rendem e quais custam.
• Por data: que dias esgotam e quais estão vazios.
• Por loja, se tiver mais do que uma. Veja gerir um aluguer de bicicletas com várias lojas.

Decisões que os números sustentam

Fixe objetivos razoáveis

Os objetivos dependem do seu local e da sua época, por isso use o seu próprio historial em vez do padrão de outrem. Um bom começo:

1. Meça honestamente um mês ou uma época inteira.
2. Fixe um objetivo por categoria com base no seu melhor mês, não na média.
3. Acompanhe os dias cheios, porque uma ocupação muito alta com muitos dias cheios significa que deixa dinheiro em cima da mesa.
4. Reveja todos os meses e mude uma coisa de cada vez.

Cuidado com perseguir só a ocupação. Uma frota a 95 % de ocupação não tem folga para manutenção nem para clientes sem reserva e recusa clientes. O nível certo é o que lhe deixa uma pequena reserva nos dias de pico.

Amortização e abate

Para cada bicicleta ou modelo, compare o que rende com o que custou:

• Período de amortização: custo de compra ÷ margem anual (receita menos custos diretos).
• Margem por bicicleta: receita menos manutenção, peças e manuseamento.
• Ponto de abate: quando manutenção e indisponibilidade custam mais do que a bicicleta traz, ou a segurança está em causa.

Assim, a discussão «substituímo-la?» torna-se um cálculo, e é a base do plano de frota do plano de negócio.

De onde vêm os dados

Precisa de cada aluguer ligado a uma bicicleta concreta, do seu historial de estado e da receita. É exatamente o que dá uma ficha de frota individual e não dá uma contagem de stock por categoria. A gestão de frota da bikerental regista bicicletas individuais, atribuição e historial de serviço e mostra relatórios de ocupação e receitas; para preparar os dados, veja gestão de inventário no aluguer de bicicletas. Para ver os relatórios na sua própria frota, marque uma demonstração.